Opłaty eksploatacyjne w umowie najmu: co można przenieść na najemcę

Opłaty eksploatacyjne a czynsz najmu — gdzie przebiega granica

Kodeks cywilny nie definiuje czynszu. Przyjmuje się, że to wynagrodzenie za udostępnienie rzeczy i możliwość korzystania z niej. Wśród przedmiotowo istotnych elementów umowy najmu ustawa wymienia tylko obowiązek płacenia czynszu przez najemcę. Zakres czynszu jest wyznaczony wąsko i co do zasady nie obejmuje kosztów korzystania z przedmiotu najmu (codozasady.pl).

Opłaty eksploatacyjne to odrębna kategoria kosztów dodatkowych: czynsz administracyjny i opłaty za media — energię elektryczną, gaz, wodę i ogrzewanie. Mogą też obejmować internet, telewizję lub telefon, ale nie jest to wymóg (Murapol).

Granica między czynszem a opłatami eksploatacyjnymi nie wynika automatycznie z przepisów. Bez regulacji umownej przyjmuje się, że najemca ponosi koszty bezpośrednio związane z korzystaniem z lokalu — energię elektryczną, wodę, kanalizację, ogrzewanie. Nie można domniemywać, że czynsz obejmuje opłaty dodatkowe za utrzymanie powierzchni wspólnych w budynku lub samego budynku (codozasady.pl).

Skład opłat eksploatacyjnych jest indywidualną kwestią danej umowy najmu (jkn.com.pl). Każdą pozycję trzeba w niej wprost wskazać.

Media, które można przenieść na najemcę: woda, prąd, gaz, ogrzewanie, ścieki

Koszty bezpośrednio związane z lokalem to woda, prąd, gaz, odbiór i oczyszczanie ścieków oraz telewizja, internet i telefon. Najczęściej rozlicza się je za pomocą liczników w mieszkaniach (jkn.com.pl).

Media rozlicza się przez comiesięczne zaliczki korygowane według rzeczywistego zużycia. Gdy w lokalu są liczniki, rozliczenie jest precyzyjne. Nadpłaty i niedopłaty koryguje się w okresach rozliczeniowych, najczęściej raz w roku. W budynkach bez indywidualnych liczników koszty mediów dzieli się proporcjonalnie, np. według metrażu lokalu (ATAL).

Internet, telewizja i telefon mogą wchodzić w opłaty eksploatacyjne, ale nie muszą. Bezpieczniej, gdy najemca sam zawiera umowy z ich dostawcami (Murapol) — rachunek trafia wtedy wprost do niego, a wynajmujący nie musi go refakturować ani rozliczać.

Koszty części wspólnych i budynku w opłatach najemcy

Koszty pośrednio związane z lokalem dotyczą całego budynku, w którym lokal się znajduje. Obejmują administrowanie i utrzymanie pracowników, sprzątanie klatek schodowych, opłaty pocztowe i telefoniczne, konserwację, naprawy, przeglądy techniczne, pielęgnację terenów zielonych i odśnieżanie. Wchodzą w nie też materiały, takie jak paliwo, środki czystości i energia elektryczna w częściach wspólnych (jkn.com.pl).

Do tej grupy należą też naprawy wind, konserwacja dachów, malowanie elewacji i pielęgnacja terenów zielonych. W nowszych budynkach dochodzą dodatkowe usługi, np. ochrona czy monitoring. Wysokość tych opłat zależy od typu budynku, jego wieku, lokalizacji i standardu (ATAL).

Aby racjonalnie określić zakres opłat pośrednich, najpierw trzeba ustalić obszar, którego dotyczą: jedno piętro, cały budynek czy kompleks budynków. Wynika to z charakterystyki nieruchomości — np. parking w osobnym budynku uzasadnia ponoszenie kosztów także w odniesieniu do niego.

Opłaty można dzielić również według przeznaczenia lokalu (codozasady.pl). Ten sam wydatek, np. odśnieżanie, inaczej rozlicza się za klatkę, a inaczej za całe osiedle.

Czego nie obejmują opłaty eksploatacyjne

Z kosztów eksploatacyjnych wyłącza się cztery kategorie wydatków. Pierwsza to usprawnienia i modernizacje, które podnoszą standard budynku.

Druga obejmuje naprawy związane z nieruchomością, jeśli szkody powstały przez nieprawidłowe użytkowanie nieruchomości przez innych najemców. Trzecia to koszty ponoszone przez właściciela w czasie urządzania mieszkania dla najemcy. Czwarta to koszty zaniedbań właściciela lub zarządcy nieruchomości (jkn.com.pl).

Decyduje charakter wydatku, nie jego nazwa w uchwale wspólnoty czy planie zarządcy. Bieżąca eksploatacja utrzymuje istniejący stan budynku i lokalu — konserwację, naprawy, przeglądy techniczne. Inwestycja trwale podnosi standard nieruchomości, więc obciąża właściciela, a nie najemcę. Zdarzenia losowe i szkody zawinione przez inne osoby również nie powinny obciążać najemcy, który ich nie spowodował.

Jak zapisać opłaty eksploatacyjne w umowie najmu

Klauzula powinna zawierać zamkniętą listę opłat obciążających najemcę oraz podstawę naliczania każdej z nich: wskazanie licznika, stawkę, udział w nieruchomości wspólnej albo liczbę osób. Trzeba też wskazać dokumenty źródłowe — faktury dostawców mediów, rozliczenie wspólnoty lub zarządcy — a także termin płatności i termin rozliczenia zaliczek.

Umowa najmu musi jasno określać sposób rozliczeń za media. Wysokość opłat eksploatacyjnych nigdy nie jest w niej dokładnie określona — zależy od zużycia (mikroPorady.pl). Sprawdza się schemat: comiesięczna zaliczka, rozliczenie według rzeczywistego zużycia i korekta nadpłaty lub niedopłaty w okresie rozliczeniowym, najczęściej raz w roku (ATAL).

Im ogólniejszy zapis, tym większe ryzyko sporu. Samo sformułowanie „opłaty eksploatacyjne”, bez wyliczenia pozycji, nie wyznacza zakresu. Opłaty dodatkowe za utrzymanie powierzchni wspólnych nie wchodzą w skład czynszu automatycznie — potrzebna jest wyraźna regulacja umowna (codozasady.pl). W sporze rozstrzyga więc brzmienie umowy, a nie dotychczasowa praktyka rozliczeń.

Refaktury, liczniki i doliczanie marży

Najbardziej miarodajne jest zainstalowanie w przedmiocie najmu liczników mierzących faktyczne zużycie i bezpośrednie rozliczanie ich przez najemcę z dostawcą. Alternatywą są refaktury od wynajmującego na podstawie faktur dostawców mediów, bez dodatkowej marży czy kosztów (codozasady.pl).

Dodawanie marży do refaktur jest odradzane. Może przekwalifikować umowę na gruncie ustaw szczególnych, np. prawa energetycznego, i drastycznie zmienić sytuację wynajmującego oraz najemcy (codozasady.pl). Ryzyko dotyczy nie tylko wysokości rachunku, lecz także kwalifikacji umowy.

W praktyce wodę rozlicza się, odczytując licznik w lokalu na początku i na końcu okresu i mnożąc różnicę przez cenę jednostkową z faktury dostawcy. Przy prądzie mechanizm jest taki sam, ale energię zużywają też części wspólne. Dlatego potrzebny jest odrębny punkt poboru albo uzgodniony sposób podziału. Gdy w lokalu nie ma licznika, koszt mediów dzieli się proporcjonalnie, np. według metrażu (ATAL).

Zalety i ryzyko stosowania refaktur z marżą

Podział kosztów budynku i zmiany stawek w czasie najmu

Przy kosztach budynku podstawą podziału bywa udział w nieruchomości wspólnej. Właściciel ponosi je proporcjonalnie do udziału ustalonego na podstawie metrażu mieszkania w stosunku do całkowitej powierzchni budynku (ATAL).

Opłaty pośrednie mogą być dzielone ze względu na przeznaczenie lokalu, a ich zakres terytorialny może obejmować jedno piętro, cały budynek lub kompleks budynków (codozasady.pl). Metodę alokacji trzeba wskazać w umowie, aby można było zweryfikować wysokość opłaty.

Opłaty zależne od dostawców mediów zmieniają się w czasie. Ich wysokość nigdy nie jest dokładnie określona w umowie najmu (mikroPorady.pl). Odrębnie uregulowano zmianę opłat za używanie lokalu.

Zgodnie z ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (art. 8a) właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu. Podwyższenie następuje przez wypowiedzenie dotychczasowej wysokości najpóźniej na koniec miesiąca kalendarzowego, z zachowaniem terminów wypowiedzenia (mikroPorady.pl).

Podwyżka, w wyniku której czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu w skali roku przekroczą albo następują z poziomu wyższego niż 3% wartości odtworzeniowej lokalu, może nastąpić w uzasadnionych przypadkach. Jeden z nich zachodzi, gdy wysokość podwyżki nie przekracza w danym roku kalendarzowym średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym (art. 8a ust. 4e).

Drugi określa art. 8a ust. 4a uzupełniony przez ust. 4b (mikroPorady.pl). W umowie trzeba rozstrzygnąć, jak rozliczane są zmiany cen u dostawców oraz kiedy i w jakim trybie wynajmujący może zmienić stawkę opłaty.

Checklista przed podpisaniem umowy najmu

Przed podpisaniem umowy obie strony powinny odpowiedzieć na kilka pytań. Jakie opłaty są przenoszone na najemcę i czy lista jest zamknięta?

Na jakiej podstawie każda opłata jest naliczana — licznik, stawka, udział, liczba osób? Kto zawiera umowy z dostawcami mediów i na czyje nazwisko są wystawiane faktury? Czy w lokalu są liczniki wody, prądu, gazu i ciepła?

Jak często następuje rozliczenie i w jakim terminie zwracana jest nadpłata lub dopłacana niedopłata? Które pozycje wchodzą w koszty części wspólnych i jakiego obszaru dotyczą? Czy do jakiejkolwiek pozycji doliczana jest marża lub opłata manipulacyjna?

Osobno trzeba ustalić zasady zmiany opłat w trakcie najmu: co się dzieje przy podwyżce cen u dostawcy, jak najemca jest informowany o zmianie stawki i jakimi dokumentami wynajmujący potwierdza wysokość opłat. Rozliczenie powinny dokumentować faktury dostawców, odczyty liczników i rozliczenie wspólnoty lub zarządcy — dzięki temu obie strony mogą sprawdzić, czy żądana kwota odpowiada rzeczywistym kosztom.