Powierzchnia biurowa na osobę: jak oszacować zapotrzebowanie firmy

Powierzchnia biurowa na osobę — od czego zaczynać kalkulację

Zapotrzebowanie firmy na biuro tworzą trzy niezależne warstwy. Trzeba je policzyć osobno.

Pierwsza warstwa to minimum BHP dla pomieszczenia stałej pracy. Na każdą zatrudnioną i jednocześnie pracującą osobę przypada nie mniej niż 13 m³ wolnej objętości oraz dolny limit 2 m² wolnej podłogi. Wolna powierzchnia oznacza podłogę niezajętą przez urządzenia techniczne i sprzęty.

Druga warstwa to realna liczba osób siedzących w biurze w tym samym czasie. Przepis mówi o zatrudnionych i jednocześnie pracujących, a nie o wszystkich zatrudnionych.

Trzecia warstwa to przestrzeń wspólna: sale konferencyjne, pomieszczenia socjalne, korytarze, recepcja, archiwum czy serwerownia. Nie są niczyim stanowiskiem pracy, ale zajmują metraż i bez nich nie da się funkcjonować.

Tok postępowania porządkuje te warstwy: lista stanowisk i szczytowa liczba osób obecnych jednocześnie. Potem minimalny metraż na stanowisko z wymogu objętościowego i wysokości pomieszczenia, następnie strefy wspólne.

Na końcu porównaj wynik z konkretną ofertą i dodaj rezerwę na wzrost zespołu. Każdy krok opisano w kolejnych sekcjach.

Minimalne wymagania BHP: 13 m³ i 2 m² wolnej powierzchni

Podstawą jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Na każdego pracownika w pokoju biurowym powinno przypadać minimum 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia. Drugi limit to 2 m² wolnej podłogi. „Wolnej” oznacza niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęty i inne wyposażenie.

Wysokość pomieszczenia biurowego nie może być mniejsza niż 3 m. Przepisy przewidują dwa odstępstwa. Przy zainstalowanej klimatyzacji wysokość może spaść do 2,5 m po uzyskaniu zgody wojewódzkiego inspektora sanitarnego. Taką samą niższą wysokość mogą mieć pomieszczenia, w których pracuje nie więcej niż 4 osoby i na każdą przypada co najmniej 15 m³ wolnej objętości.

Wymagania te dotyczą pomieszczeń stałej pracy. To takie, w których łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny.

Standardowe biuro zwykle spełnia ten warunek. Pociąga to za sobą konsekwencje: pomieszczenie nie powinno leżeć poniżej poziomu terenu (np. w suterenie). Musi mieć oświetlenie naturalne i sztuczne, wentylację oraz zabezpieczenie przed wilgocią, nadmiernym nagrzewaniem, drganiami, hałasem i czynnikami szkodliwymi dla zdrowia.

Temperatura nie może spadać poniżej 18 st. C. Pracowników nie wolno zamykać na klucz — muszą mieć możliwość wyjścia z pomieszczenia.

Przy wydzielaniu stanowisk szklanymi ściankami materiał musi być odporny na rozbicie. Może też być tak osłonięty i zamocowany, by w razie rozbicia pracownik nie zetknął się ze ścianą i nie został zraniony.

Wymagania BHP w biurze – porównanie wartości

Jak przeliczyć 13 m³ na metry kwadratowe

Wymóg objętościowy przelicza się na metry kwadratowe. Dzielisz 13 m³ przez rzeczywistą wysokość pomieszczenia.

Przy pełnych 3 m wychodzi około 4,3 m² wolnej powierzchni na osobę. To znacznie więcej niż samo kryterium 2 m² wolnej podłogi. Ten limit jest niezależny i dolny, a nie docelowy.

Przy dopuszczonej wysokości 2,5 m — jeśli zgodę wyrazi wojewódzki inspektor sanitarny — te same 13 m³ odpowiadają około 5,2 m² na osobę.

Wariant dla maksymalnie 4 osób i 15 m³ wolnej objętości na osobę przy wysokości 3 m daje około 5 m² na osobę.

Liczy się wysokość użytkowa, nie projektowa. Sufity podwieszane, kanały wentylacyjne i instalacje nad stanowiskami obniżają realną wysokość. To podnosi wymaganą powierzchnię podłogi.

Drugi element to powierzchnia zajęta przez wyposażenie. Szafy, regały, kontenery i drukarki odjęte od „wolnej” podłogi mogą sprawić, że lokal spełniający 2 m² w liczbach brutto nie spełni limitu po odjęciu sprzętów.

Policz osoby pracujące jednocześnie, nie tylko zatrudnione

Przepisy rozróżniają trzy kategorie istotne przy planowaniu. Pomieszczenie stałej pracy to takie, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny.

Pomieszczenie pracy czasowej oznacza przebywanie od 2 do 4 godzin. Osobno traktuje się sytuacje, gdy łączny czas tych samych pracowników w ciągu jednej zmiany jest krótszy niż 2 godziny.

Chodzi wtedy o czynności dorywcze albo krótkotrwałe przebywanie związane z dozorem, konserwacją urządzeń lub utrzymaniem czystości.

Dla kalkulacji najważniejsze jest sformułowanie „zatrudnionych i jednocześnie pracujących”. Przy pracy hybrydowej i rotacyjnej liczba biurek nie musi odpowiadać liczbie etatów. Trzeba jednak ustalić profil obecności: ile osób przebywa w biurze przeciętnie, a ile w szczycie.

Planowanie pod pełne obłożenie 100% zespołu oznacza płacenie za metraż zajęty rzadko. Planowanie tylko pod średnią frekwencję sprawia, że w dniu przyjścia całego działu brakuje stanowisk i wolnej objętości wymaganej na osobę.

Punktem wyjścia powinien być szczyt obecności z ostatnich miesięcy albo prognoza dla najbliższego roku. Różnicę między szczytem a średnią można obsłużyć stanowiskami współdzielonymi i strefami cichej pracy.

Stanowiska plus strefy wspólne: co doliczyć do metrażu

Do powierzchni stanowisk dolicz wszystko, co nie jest niczyim biurkiem, a jest niezbędne: sale konferencyjne, pomieszczenia socjalne, strefy relaksu, korytarze i komunikację, recepcję, archiwum, serwerownię, drukarnię czy punkt wydruków.

Każda z tych stref ma inne wymagania techniczne. Serwerownia potrzebuje chłodzenia i zabezpieczeń. Archiwum — nośności stropu i regałów. Sale konferencyjne — akustyki i instalacji do prezentacji.

W kalkulacji rozdziel metraż stanowisk pracy od metrażu funkcji wspólnych. Traktuj je jako dwa osobne punkty budżetu powierzchniowego.

Układ pomieszczeń zmienia zapotrzebowanie na metry. W open space upakujesz więcej stanowisk na tej samej powierzchni. Rośnie jednak zapotrzebowanie na strefy do rozmów telefonicznych, spotkań i pracy wymagającej skupienia — bez nich hałas obniża realną przepustowość biura.

W układzie z prywatnymi gabinetami każdy gabinet to dodatkowe m² na osobę oraz więcej korytarzy i ścian działowych. Przy wydzielaniu gabinetów trzeba użyć materiału odpornego na rozbicie i zamocować go tak, by nie dało się przewrócić.

Elementem aranżacji są też boksy i ścianki szklane. Zmieniają rozstaw stanowisk, ale nie zwalniają z limitu wolnej objętości.

Open space vs prywatne gabinety – zalety i wady przy planowaniu metrażu

Prosta metoda szacowania zapotrzebowania firmy

Krok 1: sporządź listę stanowisk pracy i przypisz do nich osoby. Ustal szczytową liczbę osób obecnych jednocześnie w biurze. Przy pracy zmianowej lub rotacyjnej licz osobno każdą zmianę. Wymóg 13 m³ dotyczy osób przebywających w pomieszczeniu jednocześnie.

Krok 2: przelicz minimalny metraż na jedno stanowisko. Podziel 13 m³ przez rzeczywistą wysokość pomieszczenia. Sprawdź równolegle limit 2 m² wolnej podłogi.

Uwzględnij wyjątki: wysokość 2,5 m przy klimatyzacji, jeśli zgodzi się wojewódzki inspektor sanitarny. Drugi wyjątek to do 4 osób przy 15 m³ wolnej objętości na osobę.

Krok 3: dolicz strefy wspólne — sale konferencyjne, socjalne, korytarze, recepcję, archiwum, serwerownię, drukarnię. Traktuj je jako osobne pozycje z własnymi wymaganiami technicznymi.

Krok 4: zweryfikuj wymagania jakościowe pomieszczenia. Położenie nie poniżej poziomu terenu, oświetlenie naturalne i sztuczne, temperatura minimum 18 st. C, wentylacja. Do tego brak zagrożenia wilgocią, drganiami i hałasem oraz możliwość swobodnego wyjścia.

Krok 5: porównaj wynik z konkretną ofertą. Odejmij od proponowanego metrażu powierzchnię zajętą przez sprzęty i meble. Sprawdź, czy zostaje zapas na wzrost zespołu i nowe stanowiska.

Zapas wyraź liczbowo — np. jako liczbę dodatkowych stanowisk możliwych do ustawienia bez zmiany lokalu. Nie deklaracją, że powierzchnia jest elastyczna.

Ergonomia i nowe wymagania dla stanowisk z komputerem

17 listopada 2023 r. weszły w życie nowe przepisy o bezpieczeństwie i ergonomii pracy pracowników administracyjno-biurowych. Pracodawcy mieli 6 miesięcy na dostosowanie stanowisk, z terminem do 17 maja 2024 r.

Nowe rozporządzenie zniosło pojęcie systemu komputerowego. Zdefiniowało stanowisko pracy jako przestrzeń z monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą i odpowiednim oprogramowaniem. W skład stanowiska wchodzą też krzesło i stół.

Wyposażenie opcjonalne obejmuje m.in. drukarkę, skaner, uchwyt na dokumenty czy podnóżek.

Zmiany objęły wymóg regulacji podłokietników w krzesłach oraz konstrukcję stołu i powierzchni roboczej. Blat powinien być jasny i matowy. Pracownik ma mieć swobodę zmiany pozycji w trakcie pracy oraz odpowiednią przestrzeń pod stołem na nogi.

Dla wymiarowania biura ma to bezpośrednie znaczenie. Regulowane podłokietniki, blat o odpowiedniej powierzchni i przestrzeń na nogi przekładają się na minimalną szerokość i głębokość biurka oraz rozstaw między stanowiskami. Zbyt ciasne ustawienie uniemożliwia spełnienie tych wymagań niezależnie od metrażu całego pomieszczenia.

Rozporządzenie zawiera zastrzeżenie czasowe. Jeżeli czas pracy przy urządzeniu jest krótszy niż połowa standardowego czasu pracy w ciągu doby, pracodawca nie musi spełniać minimalnych wymagań dotyczących stanowisk pracy i wytycznych ergonomicznych z tego rozporządzenia.

Najczęstsze błędy i lista kontrolna przed wyborem biura

Pierwszy błąd to liczenie całego metrażu lokalu jako powierzchni na osoby. Strefy wspólne, komunikacja i pomieszczenia techniczne nie wchodzą do limitu na stanowisko.

Drugi błąd to pomijanie wymogu wolnej objętości i opieranie się wyłącznie na 2 m² wolnej podłogi. Przy wysokości 3 m daje to metraż nawet o połowę niższy niż wynikający z 13 m³.

Trzeci błąd to ignorowanie rzeczywistej wysokości pomieszczenia po uwzględnieniu sufitów podwieszanych i instalacji.

Czwarty błąd to pomijanie stref wspólnych w kalkulacji. Ich brak wychodzi dopiero przy aranżacji.

Piąty błąd to planowanie pod 100% obecności zespołu. Przy pracy hybrydowej oznacza płacenie za puste biurka.

Odwrotny błąd to planowanie wyłącznie pod średnią frekwencję, bez zabezpieczenia szczytu.

Szósty błąd to pominięcie kwestii jakościowych lokalu, których nie nadrobi aranżacja: położenia poniżej poziomu terenu, braku oświetlenia naturalnego czy możliwości zamknięcia pracowników w pomieszczeniu.

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy. Ilu pracowników przebywa w biurze jednocześnie w szczycie i jak zmieni się to w ciągu najmu?

Czy na każdą z tych osób przypada minimum 13 m³ wolnej objętości i 2 m² wolnej podłogi po odjęciu mebli i sprzętu?

Jaka jest rzeczywista wysokość pomieszczenia i czy spełnia 3 m? Jeśli nie — czy zachodzą przesłanki do odstępstwa: klimatyzacja przy zgodzie wojewódzkiego inspektora sanitarnego albo nie więcej niż 4 osoby i 15 m³ na osobę?

Czy wszystkie potrzebne strefy wspólne mieszczą się w lokalu?

Czy lokal spełnia wymagania jakościowe: oświetlenie naturalne i sztuczne, temperatura nie niższa niż 18 st. C, wentylacja, brak zagrożeń, swobodne wyjście?

Czy układ pozwala na elastyczność: dostawienie stanowisk, wydzielenie cichych stref lub sali spotkań bez remontu?

Czy przyjęty rozstaw stanowisk pozwala spełnić wymagania ergonomiczne dla pracy z komputerem: regulowane podłokietniki, jasny matowy blat i przestrzeń na nogi?